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La première règle consiste à respecter l'exactitude de l'orthographe du nom, du titre et des fonctions du destinataire.

Les ratures et autres corrections ne peuvent être tolérées.

Une phrase n'est correcte que si elle possède un verbe conjugué, un sujet, un complément.

Evitez l’emploi du « on », pronom indéfini, préférez le « nous ».

Utilisez les correcteurs orthographiques et grammaticaux des logiciels de traitement de texte ou faites-vous corriger par une tierce personne.

Une lettre ne doit jamais commencer par « Je » ; sauf dans le cas de la formule " J'ai l'honneur " qui est admise.

La date ne s'écrit jamais en abrégé ; il est d'usage de la faire précéder du nom de la ville ou du lieu duquel on écrit.

Dans la correspondance, il convient de toujours utiliser la majuscule dans les formules d’appel et de politesse : « Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre ».

Utiliser de préférence les guillemets à la française « » et non les guillemets informatiques ou anglais : " ". Les guillemets à la française ont l'avantage d'utiliser deux signes différents (guillemets ouvrants et guillemets fermants et donc de mieux délimiter la citation).

Ne pas utiliser d'abréviations.

Éviter de couper les mots en fin de ligne. Si c'est indispensable ne couper qu'entre deux syllabes, et au début du mot seulement. En cas de doute, aller à la ligne. Ex : im-portant.

De même, il ne convient pas de terminer une page en milieu de phrase et de placer la fin de cette phrase sur la page suivante.

Ne pas terminer une ligne par une apostrophe (ex : l') mais faire passer le tout à la ligne.

On n'écrit pas au Président de la République mais à son directeur de cabinet civil ou au Secrétaire Général de l'Elysée.

Certains titres comme ceux de ministre, procureur général ou préfet sont conservés au-delà de la cessation de fonction.

Le nom du (de la) sénateur/député(e) doit toujours être explicite. (Les circulaires à tous les sénateurs ou les députés passent souvent au panier directement). Mieux vaut écrire à un individu précis, à son adresse en province.

Il ne faut pas laisser sans réponse les réponses des élus, d'abord par simple politesse, et surtout pour contrer de mauvais arguments.